La mujer de César no sólo debe ser honrada; además debe parecerlo.
Plutarco
Lo mismo sucede con las empresas. No sólo tienen que ser sostenibles o responsables o cumplir con las normas de prevención de riesgos laborales. También tiene que parecer que lo hacen y una de las formas de demostrarlo es con los certificados.
Uno de los logos del registro de huella de carbono
Existen multitud de ellos, enfocados a todo tipo de cosas: medio ambiente, prevención, responsabilidad social, de igualdad de oportunidades… Incluso tenemos en España el recién creado registro de huella de carbono, que también tiene su propio diploma y sello. Los hay nacionales, internacionales y también locales.
En este y sucesivos post pretendemos analizar alguno de los más conocidos y aclarar algunos conceptos.
Comenzamos con las «famosas ISO»:
Las ISO son normas internacionales creadas por la Organización Internacional de Normalización (con sus siglas ISO en inglés, de ahí su nombre) de implantación y uso voluntario. Lo que se pretende con estas normas es estandarizar normas de productos y seguridad para las empresas u organizaciones (públicas o privadas) a nivel internacional. Por poner un ejemplo sencillo, lo que establece los tamaños y formatos de papel en A4, A5, etc., es una norma ISO (concretamente la ISO 126). Desde su publicación son los formatos de papel más utilizados en todo el mundo y da igual en que país estés que un A4 mide siempre lo mismo.
La lista de normas ISO es interminable, pero las más conocidas son las orientadas a los sistemas de gestión de calidad (ISO 9001) y medio ambiente (ISO 14001). Las de responsabilidad social (ISO 26000), sistemas de gestión de seguridad de la información (ISO 27001), sistemas de gestión de energía (ISO 50001) y sistemas de gestión de eventos sostenibles (ISO 20121) están cada vez más en boga.
¿A qué nos enfrentamos cuando queremos implantar una ISO?
Al contrario de lo que mucha gente suele pensar, los estándares ISO no nos dicen cómo hacer las cosas. Más bien es al contrario, la empresa debe decir y decidir cómo hace determinadas cosas, plasmarlo por escrito y cumplir eso que ella misma ha dicho que hace. En el fondo no es más que eso. No hay que adaptar la empresa para la ISO, sino la ISO a la empresa.
Las normas, además, te proporcionan herramientas para poder controlar esos aspectos que la propia organización considera relevantes para el desarrollo de su negocio.
Uno de los principales temores (y frenos) que encontramos en la implantación de una ISO es el miedo a los papeles. Casi todas las empresas muestran una seria preocupación por la cantidad de papeleo que presuponen que una norma de este tipo implica. Sí, es necesaria cierta documentación, pero papeles, como tal, los justos y necesarios y casi siempre los propios que tiene la empresa son más que suficientes. Y actualmente es totalmente posible mantener un sistema de gestión vía ordenador, sin necesidad de papeles de (casi) ningún tipo.
La otra pesadilla son las auditorías. ¡Qué panico tenemos a las auditorías! Muchos gerentes, e incluso responsables del sistema, ven al auditor como un enemigo que sólo viene a ver lo que hemos hecho mal. La semana anterior se convierte en un caos organizativo intentando localizar aquello que creemos que nos van a pedir y de esconder lo que no queremos que vean.
¡Pues ni mucho menos! El auditor viene a ver cómo llevamos el sistema y nos dice dónde podemos mejorar y que puntos hemos dejado algo flojos en el último año. Cuando un gerente espera la auditoría con interés por saber dónde puede mejorar, ésta fluye como la seda y se aprovecha muchísimo más. No es en absoluto un proceso terrible y doloroso. Desde luego que habrá críticas, pero siempre serán constructivas y debemos interpretarlas como tal.
Eso sí, el mantenimiento de un sistema de gestión requiere constancia y apoyo por parte de toda la empresa, sino, no sirve absolutamente para nada más que para tener un papel colgado de la pared. Una ISO hay que trabajarla, pero si se hace bien no lleva tanto esfuerzo como de primeras pudiera parecer y los beneficios son más que notables.
¿Y cuáles son esos beneficios de implantar un Sistema de Gestión?
Dependerá un poco de la norma a implantar. No es lo mismo tener un sistema de gestión de calidad que uno de medio ambiente o de gestión de energía. Pero en general, sí que podemos considerar los siguientes:
- Eliminación de controles redundantes.
- Mejora de los procesos de producción o del servicio.
- Mejor control de la organización.
- Mayor seguridad a la organización.
- Disminución de gastos.
- Acceso a mercados o clientes que requieren este tipo de certificaciones.
- Mejorar la percepción de la organización respecto al cliente y a la sociedad en general, porque se les asegura que se cuidad el entorno ambiental de la organización.
- Alta moral y motivación de los empleados.