Hace unas semanas te daba una pequeña introducción a los estándares GRI y cómo se utilizan para hacer memorias de sostenibilidad.
Hoy toca empezar a aterrizar este proceso y la mejor forma de hacerlo es seguir las propias indicaciones de la Global Reporting Initiative, es decir, con el Estándar Universal GRI 101.
El título de este documento lo dice todo: Fundamentos. Y por los fundamentos empezaremos.
Eso sí, antes de empezar, te recuerdo que puedes descargarte el documento completo en la propia web de GRI.
Como resumen general, el GRI 101 contiene los principios para definir el contenido del informe, así como su calidad. Te indica los requisitos que hay que cumplir y te da unas pautas para utilizar el resto de los estándares.
También incluye que partes deben aparecer obligatoriamente (no todas lo son, pero sí unas cuantas) en función del uso que le vayas a dar.
Un poco de vocabulario
Quizá lo más complejo de trabajar con este tipo de documentos, si no tienes la costumbre, sea hacerse con el vocabulario. Que si requerimientos, recomendaciones, temas materiales…
Te traigo aquí un pequeño resumen de algunas de las palabras que más se utilizan y que no debes confundir:
Requerimientos: Son instrucciones obligatorias. En los documentos aparecen en negrita y suelen indicarse con la palabra “debe”.
Recomendaciones: La propia palabra es bastante clara. Te recomiendan hacer determinadas cosas, pero no son obligatorias (aunque son un plus interesante). Si lees “debería” en el documento, es una recomendación.
Directrices: Son aclaraciones, ampliación de la información, ejemplos, etc. que sirven para ayudar a comprender mejor los requerimientos y, al igual que las recomendaciones, no son obligatorios.
Temas materiales: Son aquellos temas que reflejan los impactos ambientales, sociales y económicos significativos de la organización o que influyen en los grupos de interés.
Principios para la elaboración de informes
Los principios ayudan a definir tanto los contenidos del informe como la propia calidad del mismo.
Es obligatorio aplicarlos si queremos que nuestro documento sea conforme al estándar.
Aunque en GRI 101 los tienes más detallados, te hago un breve resumen de cada uno.
En relación con el contenido, tenemos los siguientes principios:
- Inclusión de grupos de interés: Debemos identificar cuáles son nuestros grupos de interés y explicar cómo hemos respondido a sus expectativas e intereses. Así, tendremos que documentar qué enfoque hemos utilizado para identificarlos, decidir quiénes son y cómo su participación a influido en el propio informe, así como en las actividades, productos y servicios de la organización.
- Contexto de sostenibilidad: Debemos indicar nuestro desempeño en materia de sostenibilidad de forma más o menos general (la detallada irá asociada a los GRI 300) y cómo se relaciona la sostenibilidad con nuestra estrategia.
- Materialidad: El informe debe incluir todos los temas relevantes y que impliquen impactos significativos, así como los que influyan en las decisiones de los grupos de interés. Es decir, que hay que darle prioridad a los temas y hablar de los importantes. Un detalle es que también hay que incluir una explicación de cómo hemos priorizado los temas.
- Exhaustividad: La información debe ser suficiente como para reflejar claramente los impactos de la organización y también para que los grupos de interés puedan evaluar su desempeño. Es necesario, además, contar con toda la información completa para el periodo de tiempo especificado (normalmente son memorias anuales, pero puede haber variaciones).
Y en relación con la calidad del informe:
- Precisión: La información debe ser precisa y detallada para que los grupos de interés puedan analizarlo todo y así evaluar el desempeño de la organización. Por ejemplo, hay que indicar qué datos son medidos y qué datos son estimados (y cómo se han estimado) y tener el menor margen de error posible.
- Equilibrio: Hay que contar tanto lo positivo como lo negativo. Un informe debería plantear la información de manera que no influya indebida en quien lo lee, además también debe dejar claro qué son hechos y qué es una interpretación de esos hechos por parte de la organización.
- Claridad: La información debe comunicarse de forma comprensible y accesible, de forma que facilite en análisis por parte de quien lea el informe.
- Comparabilidad: Los datos deben darse de forma coherente y que permita usar la información para comparar tanto la evolución de la organización como compararla con otras organizaciones.
- Fiabilidad: Es importante que se pueda confiar en la veracidad de lo que se cuenta en la memoria, por lo que hay que especificar las fuentes originales de la información, dar referencias, explicar los procesos seguidos para conseguir la información, etc.
- Puntualidad: Las memorias deben hacerse de forma periódica y de manera que esté a tiempo para que los grupos de interés puedan tomar decisiones informadas. Además, hay que indicar claramente a qué periodo de tiempo hace referencia todo el contenido.
Formas de uso de los estándares
Básicamente nos encontramos con dos formas de utilizarlos: de forma conjunta para hacer informes de sostenibilidad de conformidad con éstos o seleccionando algunos (o parte de su contenido) para hacer informes temáticos o más específicos.
La propia organización, lógicamente, anima a utilizarlos de la primera forma y entraremos en más detalles al respecto en futuros post.
Aunque te adelanto que, para este caso, GRI establece dos opciones de informe: la esencial y la exhaustiva.
Resumiendo mucho, la exhaustiva implica que tenemos que incluir todos lo que llama “Contenidos generales” (que están en GRI 102) y toda la información requerida sobre cada tema material, mientras que la esencial nos permite aportar menos información.
Es muy importante declarar en el propio informe cuál de las dos opciones utilizarás, puesto que será lo primero que mire el auditor para ver hasta dónde tiene que revisar.
Pero como en todo en esta vida, también hay excepciones y el estándar deja muy claro que hay veces que se permite omitir alguna información (por confidencialidad, no tener la información, por temas legales…). Eso sí, es necesario justificarlo muchísimo y muy bien.
Pero también puede que queramos utilizar uno o varios de los estándares para hacer nuestro informe sobre una temática en concreto y no meternos en hacer toda una memoria completa.
Este segundo caso se conoce como declaración “con referencia a GRI” y nos obliga a lo siguiente:
- Incluir en todo el material el texto “Este material hace referencia al [título y año de publicación del Estándar]” para cada uno de los estándares que utilicemos
- Si no hemos usado todo, sino parte, del estándar, hay que indicar qué contenido específico se ha utilizado.
- Notificar a GRI el uso de los estándares que correspondan enviando a la entidad una copia o registrando en su web el informe o documento que se haya publicado
Y eso es todo por esta semana. En el próximo artículo relacionado te cuento cómo se utilizan los estándares GRI para elaborar informes de sostenibilidad conformes y cuáles son los contenidos generales que nos indica el GRI 102.